Petrol Ofisi, bütüncül dijitalleşme yolculuğunun en önemli aşamasını pandemi koşullarında, rekor sürede ve sorunsuz bir şekilde gerçekleştirdi. Petrol Ofisi, AtılKurt Projesi ile Kurumsal Kaynak Planlama – Kurumsal İşletim Sistemi’ni değiştirerek, SAP S/4HANA’ya geçiş yaptı. 13 aylık titiz bir hazırlık, planlama, uyarlama/geliştirme ve test süreci akabinde yeni sisteme geçiş, 2022 yılının ilk dakikalarında sorunsuz bir şekilde gerçekleştirildi. Petrol Ofisi’nin AtılKurt Projesi; Satın Alma, Lojistik, Depolama, Satış, Finans, Planlama, Raporlama ve İnsan Kaynakları gibi faaliyetlerinin bütünü içerecek genişlikte bir kapsamı bir yıl gibi kısa bir sürede devreye alarak etki ve sonuçları açısından diğer dönüşüm projelerinden farklı bir öneme sahip.
Türkiye akaryakıt ve madeni yağlar sektörlerinin lideri Petrol Ofisi, pandemi döneminde projelerine hız kesmeden devam etti. Zorlu süreçte, her alanda başarılarını geliştiren ve yenilerini ekleyen, yatırımlarına devam eden ve küresel bir marka ile iş birliğine giderek üretime başlayan sektör lideri, şirket tarihinde önemli bir mihenk noktasına daha imza attı. Petrol Ofisi, AtılKurt Projesi ile Kurumsal Kaynak Planlama – Kurumsal İşletim Sistemi’ni rekor bir sürede değiştirerek SAP S/4HANA’ya geçiş yaptı. AtılKurt Projesi’nde SAP’nin endüstriyel çözüm önerilerinde en güncel versiyonu olan S/4HANA yazılımında Oil&Gas sektörü ikmal ve satış faaliyetlerine özel tasarladığı Model Company çözüm önerisi baz alındı. Bu kapsamda akaryakıt, LPG ve madeni yağ ticaretinde operasyonel ve finansal tüm süreçlerinin uçtan uca yönetildiği 20’yi aşkın modül ve 50’ye yakın uydu sistemin entegre çalıştığı Petrol Ofisi’nin bütüncül dijitalleşme yolculuğunun en önemli aşaması olan bu dönüşüm; boyut, kapsam ve etki olarak çok kritik noktalar ve riskler içerdiğinden 13 aylık titiz bir çalışma ve planlama çerçevesinde gerçekleşti.
Kapsam, boyut ve süre açısından bir benzeri bulunmuyor
Petrol Ofisi’nin bu tarihi dönüşümü, kendi içinden oluşturduğu özel proje ekibi ve ilgili çalışanlarıyla, GoLive ve Detaysoft danışmanlığında ve SAP’nin rehberliğinde gerçekleştirildi. Kurumsal Kaynak Planlama – Kurumsal İşletim Sistemi’ni değiştiren Petrol Ofisi, SAP kullanımına titiz hazırlıklar ve planlamalar dâhilinde bir gecede ve sorunsuz olarak geçiş yaptı. SAP kullanımına geçiş 31 Aralık 2021’i 1 Ocak 2022’ye bağlayan gece gerçekleşti ve Petrol Ofisi yeni yıla, yeni sistemi ile girdi. SAP kullanımına geçiş, proje planında öngörüldüğü şekilde, detaylı işlem adımları ve süreleri takip edilerek teknik ve operasyonel entegrasyonda büyük sorun ve riskler yaratmadan gerçekleştirildi. Tüm işlemler sektörel paydaşlar bilgilendirilerek yürütüldü ve tüm tedbirler titizlikle alındı. Operasyonel süreçler ile ilgili tüm gelişmeler de iç ve dış paydaşlar ile tam bir koordinasyonla hayata geçirildi. Petrol Ofisi’nin AtılKurt projesi, kapsamı ve boyutu ile önde gelen dönüşüm projeleri arasında yer alıyor.
Önemli bir mihenk noktası, ulusal ve küresel bir başarı hikâyesi
AtılKurt Projesi’nin Petrol Ofisi tarihinin çok önemli bir mihenk noktası olmasıyla birlikte, ulusal ve küresel bir başarı hikâyesi oluşturduğuna vurgu yapan Petrol Ofisi CEO’su Selim Şiper bu dönüşüm ile ilgili olarak şunları söyledi:
“Bütüncül dijitalleşme gayretimiz, AtılKurt projemiz kapsamında SAP’ye geçişle daha bir anlam kazandı, kritik viraj başarıyla dönüldü. Kurumumuzda SAP ilk günden uçtan uca ve tüm modelleriyle kullanılacaktır. Sanırım bu kapsam ve boyutta bir dönüşüm ülkemiz için de ender rastlanan bir durum. Ayrıca bütün projenin 13 ay gibi çok kısa bir zamanda fikirden uygulamaya geçmiş olması da dünya çapında da örneklerden birini temsil ediyor. Bu başarı özellikle tam zamanlı proje grubumuzun, değişik departmanlardaki proje liderlerimiz ve ana kullanıcılarımızın, GoLive, Detaysoft ve SAP Premium Engagement danışmanlarımızın eseridir. Meslek hayatımda şahit olduğum en kapsamlı, en boyutlu ve en kısa sürede gerçekleştirilmiş projedir, bir planlama ve disiplin örneğidir. Katkıda bulunanları kutluyorum.”
AtılKurt Projesi, henüz tamamlanmadan ödül almıştı
SAP, endüstri ve iş birimleri bazında inovasyon ve dönüşümün lider projelerini açıkladığı Yılın SAP Dönüşüm Ödülleri’nde de Petrol Ofisi’nin AtılKurt Projesi kürsüye çıkmıştı. Uzmanların ‘SAP teknolojilerinin kullanımındaki inovasyon’, ‘Amaçlanan iş süreç transformasyonundaki yenilik ve katma değer’, ‘Çalışan deneyiminde iyileşme inisiyatifi’, ‘Müşteri deneyiminde iyileşme inisiyatifi’, ‘Projenin insan hayatına katkısı’ gibi çeşitli kriterler üzerinden yaptıkları puanlamalarla belirlenen değerlendirmede AtılKurt Projesi, ‘Petrol ve Doğal Gaz Sektöründe Yılın Dijital Dönüşüm Ödülü’nü kazanmıştı. AtılKurt’un bu ödüle, henüz daha tamamlanmamışken 25 Kasım 2021’de layık görülmesi ise projenin kapsam ve süre açısından benzersizliğini vurgulaması açısından daha büyük bir önem taşıyor.